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Ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch: Erfordernis der "äußeren geschlossenen Form" und "zeitnahe" Führung

Das Finanzgericht Düsseldorf hat zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch – insbesondere zu den Erfordernissen der “äußeren geschlossenen Form” und zum Begriff der “zeitnahen” Führung – Stellung genommen (Az. 3 K 1887/22).

Eine äußere geschlossene Form weise ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann auf, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen seien oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt würden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar seien. Alle erforderlichen Angaben müssten sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen sei nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt werde.

Eine zeitnahe Führung liege vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornehme. Wann die Eintragungen im Streitfall konkret erfolgt seien, lasse sich hier mangels Vorlage der Protokolldateien nicht feststellen. Ob bereits dieser Umstand ausreichen würde, um dem Fahrtenbuch die Ordnungsmäßigkeit abzuerkennen, bedürfe keiner abschließenden Entscheidung. Denn die Klägerin habe selbst eingeräumt, dass die Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch gebündelt – üblicherweise nach jedem Tankvorgang – vorgenommen worden seien und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten worden seien. Abgesehen davon, dass diese Ursprungsaufzeichnungen vernichtet worden sind und sich infolgedessen nicht feststellen lässt, ob die Notizzettel alle für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung benötigten Angaben (einschließlich km-Stand am Anfang und Ende der Fahrt, Fahrtziel und Fahrtzweck) enthielten, werde die gebündelte Eintragung der Fahrten mehrerer Tage bzw. sogar Wochen nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen gerecht. Selbst nach eigenem Vortrag der Klägerin erfolgten die Eintragungen nur unregelmäßig, wobei – wenn man auf die Daten der Tankvorgänge abstellt – zwischen einzelnen Eintragungen auch zwei oder mehr Wochen liegen konnten. Bei derartigen Abständen sei nicht mehr gewährleistet, dass alle Fahrten zutreffend erfasst seien. Dies gelte im Streitfall umso mehr, weil zwischendurch nur „Notizzettel“ geführt worden sein sollen und bei losen Zetteln stets die Gefahr besteht, dass diese verloren gehen.